E-Rechnung in Deutschland.
Ohne Unterbrechung.
WIIT Electronic Invoicing ist die Managed Platform für die B2B-E-Rechnung in Deutschland: Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden durchgängig verarbeitet, Formate geprüft, Rechnungen über verschiedene Kanäle ausgetauscht und langfristig archiviert, ohne die bereits eingesetzten Systeme zu ersetzen.
DIE B2B-E-RECHNUNGSPFLICHT IN DEUTSCHLAND
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die elektronische Rechnungsstellung schrittweise verpflichtend: zunächst für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 €, ab 2028 für alle Unternehmen. WIIT Electronic Invoicing schließt diese Lücke ohne aufwendiges ERP-Projekt: Die Plattform prüft, übermittelt, archiviert und bewahrt Rechnungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg, sowohl im Ausgangs- als auch im Eingangsrechnungsprozess, und unterstützt Unternehmen auch bei zukünftigen regulatorischen Anforderungen, wenn sich die Vorgaben bis 2030 weiterentwickeln.
PAIN POINTSHERAUSFORDERUNGEN DER E-RECHNUNG
FÜR UNTERNEHMEN IN DEUTSCHLAND
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ARCHITEKTUR
Nicht in Ihre Systemlandschaft integriert
Der Service läuft auf einer Plattform, die nicht mit Ihren ERP- und Dokumentensystemen verbunden ist: ein weiterer Anbieter, ein zusätzlicher Zugang und eine weitere potenzielle Fehlerquelle.
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GRENZÜBERSCHREITEND
Ausländische Lieferantenrechnungen bleiben außen vor
Viele Lösungen decken die deutschen Vorgaben ab, berücksichtigen jedoch keine grenzüberschreitenden Eingangsrechnungen, die weiterhin als PDF eingehen. Dadurch entstehen erneut manuelle Prozessschritte.
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PEPPOL
Peppol häufig nicht enthalten
Das Peppol-Netzwerk gewinnt für den Austausch strukturierter Rechnungen mit öffentlichen Stellen und zahlreichen Geschäftspartnern an Bedeutung. Dennoch wird dieser Kanal häufig nicht unterstützt oder nur gegen Aufpreis angeboten.
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PROZESS
Ausgangs- und Eingangsrechnungen getrennt verarbeitet
Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden über unterschiedliche Tools verarbeitet, mit getrennten Kosten, separatem Onboarding und mehreren zu überwachenden Fehlerquellen.
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LANGZEITAUFBEWAHRUNG
Compliance endet nicht beim Format
Die Konvertierung eines PDF-Dokuments in XRechnung oder ZUGFeRD ersetzt keine ordnungsgemäße Aufbewahrung. In vielen Szenarien bleibt die rechtskonforme Archivierung ein separates und häufig nur unzureichend geplantes Projekt.
DREI UMSETZUNGSPHASEN. EINE PLATTFORM.ZEITPLAN FÜR DIE B2B-E-RECHNUNG IN DEUTSCHLAND
2025 · BEREITS IN KRAFT
Empfangspflicht
Jedes Unternehmen in Deutschland muss in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es gibt keine Ausnahmen und keine Unternehmensgrößen, die davon ausgenommen sind. Papier- und PDF-Rechnungen dürfen für die Rechnungsstellung weiterhin verwendet werden, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers und nur bis zum 31. Dezember 2026.
2027 · ERSTE PHASE DER AUSSTELLUNGPFLICHT
Vorjahresumsatz über 800.000 €
Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 2026 mehr als 800.000 € betrug, müssen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Kleinere Unternehmen erhalten eine zusätzliche Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Bestehende EDI-Verfahren können während der Übergangszeit weiter genutzt werden.
2028 · ALLGEMEINE AUSSTELLUNGSPFLICHT
Grundsätzlich für alle Unternehmen
Die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen wird grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend und die Übergangsregelungen enden. Künftige Vorgaben im Rahmen von ViDA werden die digitale Meldung von Umsatzdaten weiterentwickeln.
VORTEILE
EIN- UND AUSGANGS ABGEDECKT
Ausgangsrechnungen an Kunden und Eingangsrechnungen von Lieferanten: ein Service für beide Prozessrichtungen statt zwei getrennter Projekte.
VOLLSTÄNDIG GEMANAGT
Keine Installation und keine eigene Infrastruktur erforderlich. Der Service wird von WIIT betrieben und ist über den Browser oder Ihre Systeme erreichbar.
PRÜFUNG VOR DER ÜBERMITTLUNG
Jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung wird in beiden Prozessrichtungen gegen den europäischen Standard und Ihre eigenen Inhaltsregeln geprüft.
LANGZEITARCHIVIERUNG
Rechnungen werden digital archiviert und mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel versehen. Dieser kryptografische Nachweis bestätigt die Integrität und Unveränderbarkeit des Dokuments im Zeitverlauf.
UNTERSTÜTZE FORMATE UND ÜBERTRAGUNGSKANÄLE
WIIT Electronic Invoicing unterstützt die für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland relevanten Formate und Übertragungskanäle.
- XRechnung: Strukturiertes elektronisches Rechnungsformat für die automatisierte Verarbeitung.
- ZUGFeRD: Hybrides Rechnungsformat aus lesbarem PDF und eingebetteten XML-Daten.
- Peppol: Sicheres Netzwerk für den standardisierten elektronischen Rechnungsaustausch.
- EN 16931: Europäischer semantischer Standard für elektronische Rechnungen.
- API / SFTP Integration: Anbindung an ERP-, Buchhaltungs- und Geschäftsanwendungen.
VERSCHIEDENE ANFORDERUNGEN. EINE WIIT-LÖSUNG.EINE LÖSUNG FÜR ALLE RECHNUNGSPROZESSE
WIIT Electronic Invoicing ist mehr als eine Compliance-Lösung: ein Service-Modell, das den gesamten Lebenszyklus elektronischer Rechnungen abdeckt, sowohl im Ausgangs- als auch im Eingangsrechnungsprozess und über Ländergrenzen hinweg. Finanz- und Verwaltungsteams arbeiten mit einem einheitlichen Prozess statt mit mehreren separaten Lösungen, auch für Rechnungen, die nicht unter die deutsche E‑Rechnungspflicht fallen.
DEBITORENBUCHHALTUNG
Ausgangsrechnungen an Kunden
Die von Ihrem ERP erzeugten strukturierten Rechnungen werden übernommen, gegen den Standard geprüft und über den vom Kunden bevorzugten Kanal übermittelt. Ablehnungen werden unmittelbar sichtbar statt erst Wochen später.
✓ Prüfung nach EN 16931 · Nachverfolgbare Zustellung
KREDITORENBUCHHALTUNG
Eingangsrechnungen von Lieferanten
Strukturierte Rechnungen, die per E-Mail oder Peppol eingehen, werden erfasst, geprüft und zugeordnet. Anschließend stehen sie für den Freigabeworkflow und die Verbuchung im Buchhaltungssystem bereit.
✓ Empfangspflicht seit 2025 · Automatische Zuordnung
GRENZÜBERSCHREITEND
Lieferanten außerhalb Deutschlands
Rechnungen ausländischer Lieferanten, die nicht unter die deutschen Vorgaben fallen, werden in denselben Prozess integriert. Ein einheitlicher Ablauf, eine zentrale Übersicht und keine manuell zu bearbeitenden Ausnahmen.
✓ Einheitlicher Prozess · Keine manuellen Ausnahmen
ÜBER COMPLIANCE HINAUS: ERWEITERTE FUNKTIONEN
DOKUMENTENMANAGEMENT
Archivierung im ECM
Jede Rechnung wird im Dokumentenarchiv abgelegt, indexiert und durchsuchbar gemacht. Sie steht den Fachbereichen gemeinsam mit Verträgen, Bestellungen und Lieferscheinen zur Verfügung, statt ausschließlich im Buchhaltungssystem gespeichert zu sein.
✓ Indexiert · In Sekunden auffindbar
COMPLIANCE UND AUDIT
Langzeitarchivierung (LTA)
Jede Rechnung durchläuft eine vollständig gemanagte Langzeitarchivierung: versiegelt, qualifiziert zeitgestempelt und regelmäßig erneuert – als kryptografischer Integritätsnachweis und lückenlose, auditierbare Nachweiskette bis Fristende.
✓ Qualifizierter Zeitstempel · Auditbereit · Vollständiger LTA-Lebenszyklus
IT- UND SYSTEMINTEGRATION
Anbindung an Ihre Systemlandschaft
Über API oder SFTP verbindet sich die Plattform mit ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentensystemen. Der Prozess wird durch Systemereignisse ausgelöst, ohne manuelle Schritte und ohne bewährte Systeme zu ersetzen.
✓ API oder SFTP · Kein ERP-Austausch
WARUM WIIT
Weiterentwicklung statt neues Großprojekt
Der deutsche Service läuft auf der bestehenden WIIT Digital Platform, die bereits für dokumentenbasierte Prozesse eingesetzt wird.
Eine Plattform für mehrere Länder
Vorgaben, Formate und Kanäle unterscheiden sich je nach Land. Ein einheitliches Multi-Country-Setup verhindert unnötig steigende Kosten.
In Europa betrieben
WIIT-Rechenzentren in Italien, Deutschland und der Schweiz.
End-to-End gemanagt
SaaS/PaaS mit Updates, Backup, Sicherheit und Service Levels, vollständig von WIIT gemanagt. Ein Partner, ein Helpdesk.
Qualität ab dem Go-live
Vorgelagerte Validierungsprüfungen und die Bereinigung von Stammdaten reduzieren Ablehnungen vom ersten Tag an.
Bereit für kommende Anforderungen
Nationale Meldepflichten und ViDA werden die Rahmenbedingungen weiter verändern. Die Plattform entwickelt sich mit den Anforderungen weiter.
E-RECHNUNG FÜR VERSCHIEDENE BRANCHEN
Industrie und Logistik
Banken und Finanzdienstleistungen
Gesundheitswesen
Rechts- und Unternehmensberatung
Energie und Versorgungswirtschaft
Bildung und Weiterbildung
Handel und Distribution
Immobilien und Bauwesen
Wie gut sind Ihre Rechnungsprozesse vorbereitet?
Die Empfangspflicht gilt bereits, und ab 2027 beginnt die schrittweise Ausstellungspflicht. Unsere Spezialisten gleichen Ihre aktuellen Prozesse mit den deutschen Vorgaben ab. In 30 Minuten erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Bereiche bereits abgedeckt sind, wo Handlungsbedarf besteht und wie die Aktivierung des Service in Ihrer Systemlandschaft aussehen kann.
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Häufig gestellte Fragen
Ab wann ist die B2B-E-Rechnung in Deutschland verpflichtend?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt: Ab 2027 gilt sie zunächst für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 €, ab 2028 grundsätzlich für alle Unternehmen.
Welche Formate werden für elektronische Rechnungen in Deutschland akzeptiert?
Die deutschen Vorgaben basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. Zu den gängigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. Der Rechnungsaustausch kann unter anderem über Peppol sowie über integrierte Unternehmensanwendungen erfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Rechnungsformat für die vollständig automatisierte Verarbeitung. ZUGFeRD verbindet ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten und unterstützt damit sowohl die visuelle Prüfung als auch die automatisierte Verarbeitung.
Kann ich mein bestehendes ERP-System weiterverwenden?
Ja. WIIT Electronic Invoicing lässt sich über API- und SFTP-Verbindungen in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme integrieren. Ein Austausch der vorhandenen Geschäftsanwendungen ist nicht erforderlich.
Verarbeitet die Plattform sowohl Kunden- als auch Lieferantenrechnungen?
Ja. Die Plattform unterstützt Ausgangsrechnungen an Kunden und Eingangsrechnungen von Lieferanten in einem einheitlichen Managed Service. Auch grenzüberschreitende Rechnungen können in denselben Prozess integriert werden, sodass nationale und internationale Rechnungsabläufe konsistent verwaltet werden.
Wie werden elektronische Rechnungen archiviert und langfristig aufbewahrt?
Rechnungen können in einem gemanagten Langzeitarchivierungsprozess aufbewahrt werden. Dieser umfasst Integritätskontrollen, die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und die Unterstützung von Audits. Qualifizierte elektronische Zeitstempel tragen dazu bei, Integrität, Nachvollziehbarkeit und langfristige Verfügbarkeit zu gewährleisten.