Elektronische Signaturen
als integrierter Geschäftsprozess

WIIT Digital Signing ist die E-Signatur-Lösung der WIIT Digital Platform. Sie digitalisiert durchgängig Ihre Unterschriftsprozesse – von HR über Einkauf bis Vertrieb – und macht papierlose Workflows sicher, rechtskonform und effizient. Bereitgestellt als SaaS aus einer europäischen Premium Private Cloud erfüllt die Lösung höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance.

Digital SigningDie Vorteile

Digital Signature Details

Sicherheit & Compliance

Zertifizierte, geschützte Verfahren, verschlüsselte Übertragung und Dokumente mit starker Beweiskraft gegenüber externen Stakeholdern.

Unterstützung aller Signaturen

Unterstützt alle Arten elektronischer Signaturen (EES, FES, qualifizierte Signaturen mit Zertifikat) für rechtssichere Prozesse in ganz Europa.

Kein IT Know-How notwendig

Intuitive Weboberfläche, mit der Fachbereiche eigenständig Signaturprozesse und Workflows definieren können.

Nahtlose Integration

API-Anbindung an Kundensysteme sowie Integration in die WIIT Digital Platform: Anbindung an DMS/ECM-Repository, Verbindung zu BPM-Systemen (Business Process Management) und vollautomatische Archivierung signierter Dokumente.

Skalierbare Prozesse

Verkürzt Durchlaufzeiten, reduziert Fehler, unterstützt hohe Volumina und passt sich komplexen Genehmigungs- und Vertragsprozessen an.

Software as a Service aus Europa

Betrieb in einer europäischen Private Premium Cloud – DSGVO-konform und nach eIDAS-Richtlinien.

ProzessoptimierungSo nutzen Sie digitale Unterschriften im Unternehmen

WIIT bietet digitale Signierlösungen zur Rationalisierung von Unterschriftsverfahren in verschiedenen Bereichen unter Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Aber Digital Signing ist mehr als eine reine Unterschriftenlösung – es ist eine Workflow-Plattform für alle Prozesse, in denen Dokumente elektronisch signiert werden müssen.

  • Fachbereiche modellieren Signaturprozesse selbst (z. B. Reihenfolge der Unterschriften, Rollen, Freigabestufen).

  • Prozesse können intern und extern Beteiligte einbinden – auch standort- oder länderübergreifend.

  • Auslöser sind wahlweise Aktionen im Webfrontend oder Trigger aus angebundenen Fachapplikationen.

  • Alle signierten Dokumente werden strukturiert im Dokumentenrepository der WIIT Digital Platform abgelegt – mit Zugriffsrechten gemäß interner Richtlinien.

Typische Einsatzbereiche im Unternehmen

Human Resource

E-Signaturen ermöglichen, Unterschriftsprozesse zu beschleunigen und damit den Betrieb in komplexen und geografisch verteilten Umgebungen aufrechtzuerhalten, Prozesse zu vereinfachen und Zeit und Ressourcen von administrativen Aufgaben zu optimieren.

Vorteile:

  • volle rechtliche Gültigkeit
  • flexible und dezentrale Lösung (Unterschrift auch mobil möglich)
  • schnelle, automatische Durchführung von Archivierungs- und Indizierungsaktivitäten
  • vorschriftsmäßige Aufbewahrung & sofortiges Abrufen und Archivieren von signierten Dokumenten
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Vertrieb

WIIT optimiert den Vertriebszyklus, indem digitale Unterschriftsprozesse die Schritte einer Verkaufsverhandlung auf transparente, einvernehmliche Weise unterstützt. Die SaaS-Bereitstellung der E-Signatur garantiert ein hohes Maß an Prozessintegration und vereinfacht Vertragsabschlüsse.

Vorteile:

  • auch über mobile Lösungen nutzbar
  • Unterschriften werden direkt auf dem digitalen Original gesammelt
  • verkürzt die Zeit von der Verhandlung bis zum Geschäftsabschluss
  • digitale Archivierung des gesamten Verkaufsprozesses

Beschaffung

Digital Signing vereinfacht Beschaffungsvorgänge und damit die Arbeit der Einkaufsabteilungen, indem der Bestellzyklus durch die Automatisierung der Unterschriftensammlung auf agile und verteilte Weise optimiert wird.

Vorteile:

  • native, digitale End-to-End-Verwaltung von Ausschreibungen, Verträgen und zu unterzeichnenden Anhängen
  • in- und externe Akteure werden schnell und effektiv in die Beschaffungsprozesse eingebunden
  • die Zeit bis zum Abschluss von Order-to-Cash-Aktivitäten wird verkürzt
  • Unterzeichnung aus der Ferne und auf mobilen Geräten
  • verteiltes und regelkonformes Verfahren nach eIDAS-Standards
  • automatisierte Dokumentenflüsse integriert, die den Beschaffungsprozess rationalisieren
  • wird hohen Anforderungen an Genauigkeit und Compliance gerecht
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Rechtsabteilung

Digital Signing-Prozesse sorgen auch in Rechtsabteilungen für eine sichere, regelkonforme Abwicklung nach aktuellen Vorschriften und erhöhen bei Bedarf die Beweiskraft digital signierter Dokumente. Unternehmen profitieren von einer effizienten und sicheren Lösung für ihre sensibelsten Genehmigungsprozesse.

Vorteile:

  • entsprechen der eIDAS-Verordnung und AgID-Richtlinien

  • Auswahl der passenden Signaturart (FES, FEA, FEQ) je nach Komplexität des Prozesses

  • Sichere digitale Verwaltung und verschlüsselte Übertragung

  • Beschleunigung von Genehmigungsverfahren durch schnelle Archivierung und automatische Indizierung

  • Zuverlässige und skalierbare Lösung mit hohen SLA-Standards

Weitere Branchen & Anwendungen

WIIT Digital Signing eignet sich für nahezu alle Unternehmensbereiche. Häufige Einsatzszenarien sind:

  • Accounting & Professional Services – Unterzeichnung von Mandatsverträgen, Berichten und Beratungsdokumenten

  • Fertigung & Logistik – Signatur von Liefernachweisen, Produktionsfreigaben, PPE-Formularen

  • Finanzdienstleister & Versicherungen – Policen, Compliance-Dokumente, Kredit- und Vertragsunterlagen

  • Juristische Dienstleistungen – NDAs, Vollmachten, Delegationen, komplexe Vertragswerke

  • HR & Verwaltung – Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Richtlinien und interne Freigaben

  • Gesundheitswesen – Einverständniserklärungen, Datenschutz-Formulare, medizinische Berichte

  • Training & Education – Teilnahmebestätigungen, Anmeldungen, Einwilligungen